Trong bài viết này, Batdongsan.com.vn sẽ cùng bạn đi sâu vào phân tích hoạt động của một kho hàng với phương pháp quản lý phổ biến nhất. Căn cứ vào đó, các bạn có thể chọn lựa những phương pháp quản lý nhà xưởng hay kho hàng của mình sao cho phù hợp nhất!
Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho hàng bao gồm: vận hành trong kho hàng, từ khâu tổ chức, sắp xếp, giám sát hàng hóa cho đến cả công đoạn xuất nhập khẩu hàng hóa.
Việc quản lý kho hàng giúp chủ doanh nghiệp cập nhật dễ hơn về tình hình kinh doanh một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, việc này còn giúp bạn nắm bắt về chất lượng và số lượng của hàng hóa hiện đang lưu trữ trong kho xưởng đó. Bởi thế, bạn phải có kế hoạch cân đối hàng hóa xuất nhập khẩu phù hợp nhất và cũng đảm bảo cả tính ổn định cho hoạt động sản xuất lẫn phân phối hàng hóa trên thị trường.
Việc quản lý kho nếu được thực hiện xuyên suốt và khoa học sẽ giúp tăng cường sự an toàn khi bảo quản hàng hóa, tận dụng được cơ sở vật chất một cách tốt nhất, thậm chí còn giúp tiết kiệm chi phí đầu tư cũng như tăng doanh thu bền vững.
Cách quản lý kho hàng đối với doanh nghiệp
Để hiệu quả mang lại cao thì quá trình quản lý cần có những phương pháp áp dụng nhất định. Dưới đây là một số phương pháp quản lý kho hàng thông dụng nhất, bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với kho hàng của mình.
Phương pháp quản lý FIFO hoặc LIFO
FIFO và LIFO được xem là 02 thuật ngữ sử dụng phổ biến trong quản lý hàng tồn kho. Cách quản lý này nếu được tận dụng hợp lý sẽ mang lại hiệu quả cao khi bạn quản lý kho hàng.
Phương pháp FIFO và LIFO rất được ưa chuộng để quản lý hàng hóa
FIFO (first in – first out ) là hàng hóa nhập vào trước và cũng được xuất ra trước. Đây là chiến lược tuyệt vời nếu như sản phẩm đó có hạn dùng, giúp doanh nghiệp không bị thua lỗ vì hàng hết hạn, bị lỗi, công nghệ không còn mới nhất. Những hàng hóa nào có hạn sử dụng và dễ hư như thực phẩm, quần áo, sữa,… thì phải xuất kho cho các mặt hàng đã được nhập kho trước.
LIFO ( last in, first out ) là phương pháp nhập sau nhưng sẽ được xuất trước, ưu tiên cho hàng mới nhập vào kho sau và được xuất ra trước. Phương pháp này đảm bảo cho hàng hóa không bị mất giá, cân đối được chi phí sản xuất và bán hàng cũng phù hợp, thường sẽ áp dụng cho hàng hóa đồng nhất trong ngành xây dựng (than đá, cát, gạch,…).
Quy hoạch kho theo khu vực
Phương pháp quy hoạch kho xưởng theo vùng nên triển khai ngay từ đầu để tránh mất thời gian khi sắp xếp và xuất nhập hàng về sau. Phương pháp này tạo nên một quy trình làm việc hết sức khoa học và còn giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian.
Không gian kho sẽ được bố trí phân chia từng khu gọn gàng, nên việc sắp xếp và tìm kiếm cũng dễ hơn. Bên cạnh đó, giúp hàng hóa của bạn không bị lẫn lộn, thất lạc, … tránh những tổn thất không đáng có.
Sắp xếp theo mã SKU
SKU chính là viết tắt của cụm từ "Stock Keeping Unit", nó được hiểu là mã hàng hóa. Việc sắp xếp theo mã SKU này sẽ căn cứ vào vị trí lưu trữ và tính chất để có thể đặt tên cho hàng hóa theo chuỗi ký tự (chữ và số). Khi nhìn vào chuỗi ký tự ta xác định được ngay vị trí đã sắp xếp. SKU chính là chìa khóa để dẫn đến một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt nhất mà bạn không phải bỏ nhiều công sức và thời gian tìm kiếm hàng hóa mình cần. Mỗi SKU sẽ liên quan đến hàng hóa đang có sẵn và sẵn sàng xuất ra chứ không bao gồm hàng hóa đang dự định để nhập vào kho.
Ví dụ, sản phẩm giày bata lưu trong kho tại khu B, tầng 03 ô 20, màu xanh dành cho nam, bạn có thể đặt mã SKU là B320XNa. Cách đặt tên này không theo tiêu chuẩn nào. Bạn có thể đặt tên linh hoạt theo mô hình kinh doanh của mình, để khi nhìn vào mã SKU là sẽ hiểu ngay hàng hóa nào, đang được sắp xếp ở đâu.
Việc sắp xếp hàng theo mã SKU là ta căn cứ vị trí và tính chất để đặt tên cho loại hàng hóa
Lập sơ đồ lưu trữ để kiểm soát
Sơ đồ quản lý hàng hóa chính là một bản vẽ thu nhỏ hệ thống kho hàng, khi chúng ta nhìn vào sẽ dễ dàng hình dung được vị trí từng loại hàng trong kho. Sơ đồ quản lý kho đóng vai trò rất quan trọng. Căn cứ vào sơ đồ đó, bạn sẽ có những kế hoạch thay đổi sao cho phù hợp hoặc có quy hoạch kho để có thể khai thác triệt để hơn.
Quản lý bằng thẻ kho/sổ kho
Thẻ kho là tờ rời, dùng để theo dõi số lượng từng loại hàng hóa. Mỗi thẻ dùng cho một vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa … Nhiều thẻ kho gộp lại thành một quyển sổ gọi là sổ kho. Một mẫu thẻ kho với nội dung sau: thông tin hàng hóa, thời gian/ số lượng mỗi lần nhập hoặc xuất, lượng hàng tồn kho và chữ ký người chịu trách nhiệm. Mẫu thẻ kho cũng phải theo mẫu của bộ Tài chính ban hành. Khi hàng hóa xuất nhập với các mặt hàng khác nhau thì thẻ kho sẽ phải cập nhập liên tục để số liệu thống nhất. Việc quản lý bằng thẻ kho giúp nắm bắt tình hình xuất nhập hàng hóa để có chiến lược kinh doanh thích hợp hơn.
Dán nhãn lô hàng/ mã vạch
Mỗi loại hàng hóa trong kho đều phải dán nhãn và đặt tên để dễ phân biệt. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng mã SKU kết hợp với việc dùng máy quét mã vạch.
Khi hàng được nhập vào kho, mỗi mặt hàng tương ứng với một mã vạch được quét qua hệ thống để tạo ra phiếu nhập. Thông qua phiếu nhập đó sẽ lưu trữ thông tin có liên quan đến sản phẩm.
Kiểm tra kho thường xuyên
Đây là phương pháp cơ bản nhưng nó lại đem hiệu quả tốt. Việc kiểm tra kho nên là 3 tháng hoặc 6 tháng/lần. Nếu có điều kiện thì doanh nghiệp thực hiện kiểm tra nhà kho hay kho xưởng đó thường xuyên hơn để việc quản lý hàng tốt hơn. Kho có diện tích càng lớn sẽ càng mất nhiều thời gian và cả nhân lực để kiểm tra.
Việc kiểm tra kho hàng thường là 3 tháng hoặc 6 tháng/lần
Cẩn thận trong khâu tổ chức nhân sự của kho
Tổ chức nhân sự trong kho rất quan trọng, nó quyết định đến hiệu quả vận hành công việc trong nhà kho. Khi tuyển nhân viên kho xưởng nào đó, bạn phải chọn người có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng tin cậy. Đội ngũ nhân viên quản lý kho hàng sẽ quyết định đến 50% sự thành công của cả doanh nghiệp.
Mua phần mềm quản lý
Diện tích kho xưởng, kho lưu trữ hàng thường rất lớn, nên việc quản lý sẽ có nhiều khâu. Vì vậy, doanh nghiệp bạn cần mua phần mềm quản lý để xử lý công việc được xử lý nhanh hơn. Hiện nay, thị trường đang có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý cho kho hàng. Các phần mềm này sẽ hỗ trợ kiểm soát việc xuất nhập, tình trạng của hàng hóa, các thông tin hàng hóa,.. tiết kiệm được thời gian và nó cũng được đánh giá cao về có độ chính xác so với quản lý thủ công..
Tuy nhiên, sử dụng phần mềm quản lý thường phải trả một khoản chi phí khá cao, nên bạn cũng cần tìm hiểu thật kỹ trước khi mua phần mềm này.
Sử dụng dịch vụ lưu trữ hàng hóa
Phương pháp này chính là thuê một đơn vị kho chung để lưu trữ hàng, việc quản lý kho hàng lúc này thuộc về trách nhiệm của họ. Thuê kho chung được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn, vì tốn ít ngân sách, bạn có thể kiểm soát kho từ xa, không cần chi phí cho nhân sự. Chỉ cần chuyển hàng hóa mình đến nơi đã thuê, bạn không mất chi phí xây dựng kho, thuê nhân viên, chi phí sửa chữa, …. Doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê kho xưởng, thuê kho chung,… để lưu trữ hàng của mình, các công việc khác đã có dịch vụ lưu trữ đảm nhận, bảo đảm diễn ra thuận lợi mà không cần lo lắng.
Thị trường cho thuê kho xưởng, kinh doanh kho bãi,… ngày càng phát triển, do nhu cầu lưu trữ hàng hóa của khách hàng ngày càng tăng cao. Nếu doanh nghiệp của bạn đang kinh doanh dịch vụ cho thuê kho, ngoài đầu tư về vật chất và nghiên cứu chiến lược phát triển, thì yếu tố nội tại của doanh nghiệp đó cũng được xem là vai trò then chốt. Trong số đó, vấn đề quản lý kho hàng góp phần lớn trong việc tạo ra lợi nhuận cho công ty của bạn.
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Thông tin được cung cấp chỉ mang tính chất thông tin chung, Công ty cổ phần PropertyGuru Việt Nam không đưa ra bất kỳ tuyên bố hoặc bảo đảm nào liên quan đến thông tin, bao gồm nhưng không giới hạn bất kỳ sự tuyên bố hoặc bảo đảm về tính thích hợp cho bất kỳ mục đích cụ thể nào của thông tin theo phạm vi cho phép tối đa của pháp luật. Mặc dù đã nỗ lực để đảm bảo rằng thông tin được cung cấp trong bài viết này là chính xác, đáng tin cậy và hoàn chỉnh vào thời điểm đăng tải, nhưng thông tin được cung cấp trong bài viết này không nên được dựa vào để đưa ra bất kỳ quyết định tài chính, đầu tư, bất động sản hoặc pháp lý nào. Thêm vào đó, thông tin không thể thay thế lời khuyên từ một chuyên gia được đào tạo, người mà có thể xem xét, đánh giá các sự kiện và hoàn cảnh cá nhân của bạn, và chúng tôi không chịu bất kỳ trách nhiệm nào nếu bạn sử dụng những thông tin này để đưa ra quyết định.
